Hivi nawe inakuwia vigumu kuweza andaa au andika Barua Pepe rasmi? Usijali ni kawaida muda mwingine kutojua baadhi ya mambo. Kama unapitia changamoto hii hapa ndio mahali sahihi kwa wewe kuweza jifunza namna ya uandishi bora wa Barua Pepe iliyo rasmi ili kuweza wasiliana katika maeneo maalumu na Wafanyakazi wenzako, Wateja au Bosi wako.
Hapa kuna hatua za kufuata ikiwa ungependa kutuma barua pepe rasmi ambayo inavutia mtu kitaaluma:
1. Thibitisha kuwa barua pepe yako ni ya kitaalamu
Wakati wowote unapotuma barua pepe rasmi, fanya hivyo kutoka kwa anwani ya barua pepe ya kitaalamu.
2. Andika kichwa cha Habari kuhusu Lengo lako (MADA)
Mstari wa mada yako unasema moja kwa moja mada ya barua pepe yako. Inapaswa kuwa fupi iwezekanavyo na katika kesi ya jina ili kuonekana mtaalamu. Wakati kujua jina lako kunaweza kumsaidia mpokeaji kuainisha au kujibu barua pepe, unaweza kulijumuisha kwenye mada yako.
3. Tumia salamu rasmi
Fungua maandishi ya barua pepe yako kwa salamu rasmi. Mzungumzie mpokeaji kwa cheo au jina la heshima na la mwisho. Hapa kuna baadhi ya salamu rasmi unazoweza kutumia:
Mpendwa
Habari
Salamu
Kwa inayemhusu (ikiwa jina la mpokeaji halijulikani)
4. Jitambulishe
Ikiwa bado hujawasiliana na mpokeaji, jitambulishe katika sentensi yako ya kwanza. Taja jina lako kisha ueleze uhusiano wako au umuhimu kwa mpokeaji.
5. Wasilisha ujumbe wako kwa ufupi
Aya yako inayofuata inatoa maelezo ya ziada kuhusu kwa nini unaandika.
6. Funga kwa shukrani
Aya yako ya mwisho inamshukuru mpokeaji wako kwa muda aliochukua kusoma na kuzingatia ujumbe wako. Inahitimisha kwa kurejelea mwingiliano unaofuata unaotarajia kuwa nao na mpokeaji. Kwa mfano, unaweza kutumaini tu kusikia kutoka kwao
Hapa kuna baadhi ya kufungwa rasmi unaweza kutumia:
Salamu
Bora zaidi
Kwa dhati
Wako
Kwa heshima
Kwa heshima
7. Sahihisha na utume barua pepe yako
Kabla ya kutuma, soma barua pepe yako kwa ukaribu. Mawasiliano yako yanapaswa kuwa bila makosa ya kuchapa au kisarufi.
Kidokezo Rasmi cha Barua Pepe
Hapa kuna kidokezo unachoweza kutumia wakati mwingine unapoandika barua pepe rasmi:
Mada: [Somo fupi na wazi]
Mpendwa [Jina la Mpokeaji],
Jina langu ni [jina lako], na mimi ni [eleza uhusiano au umuhimu kwa mpokeaji]. Ninaandika kwa [taja sababu ya kuwasiliana na mpokeaji].
[Toa usuli fulani kukuhusu na ueleze nia yako]. [Toa taarifa yoyote muhimu ya ziada, ukiweka ujumbe wako kwa ufupi].
Asante kwa muda wako. Natumai [kuzungumza na/kusikia kutoka/kukutana] nawe hivi karibuni.
[Kufunga rasmi],
[Jina lako]
[Maelezo ya mawasiliano ya kitaalam]
